Yksityisyys on perusoikeus, joka pyritään suojaamaan myös työelämässä.
Työnantajan on saatava työntekijästä joitain välttämättömiä tietoja, ja samoin hänellä on oikeus valvoa työn suorittamista. Oikeudet sekä tietojen keräämiseen että valvontaan liittyen ovat kuitenkin rajattuja. Niitä sääntelee yleislakina henkilötietolaki ja erityislakina laki yksityisyyden suojasta työelämässä. Yksityisyys on tärkeä osa arkiturvallisuutta. Samoin työelämässä on tärkeää varmistaa, että työntekijöitä kohdellaan tasavertaisesti.
Lain mukaan työnantaja saa kerätä työntekijästä ainoastaan välittömästi tarpeellisia henkilötietoja. Näitä ovat ainakin
– nimi
– henkilötunnus
– osoite
– sekä palkanmaksun määrittelemiseksi koulutus-, työhistoria- sekä maksatustiedot.
Missään vaiheessa työsuhdetta työnantajan ei kuitenkaan tule käyttää työntekijän henkilötunnusta työpaikan asiakirjoissa, ellei siihen ole erityistä syytä. Esimerkiksi yleisessä työvuorolistassa merkintä henkilötunnuksesta on tarpeeton.
Tietojen tarpeellisuutta arvioidessa tulee aina käyttää tilannekohtaista harkintaa.
Kengännumero saattaa olla tarpeellista tietoa, jos töissä käytetään turvakenkiä. Samoin tieto siitä, onko perheessä alle 10-vuotiaita lapsia, on tarpeen, jotta tiedetään tilapäisen hoitovapaan myöntämisen edellytys.
Työnantajan pitää joka tapauksessa pystyä perustelemaan, miksi tiedot ovat työsuhteen kannalta oleellisia. Työntekijällä on aina oikeus pyytää selvitystä kysytyn tiedon tarpeellisuudesta.
Tarpeettomat ja vanhentuneet tiedot
Työnhakutilanteessa työnantaja ei saa kerätä hakijoista tarpeettomia tietoa eikä esitetyillä kysymyksillä syrjiä työnhakijoita. Tällaisia voivat olla kysymykset esimerkiksi iästä, sukupuolesta, kansalaisuudesta tai raskaudesta.
Työsuhteen aikana tarpeettomiksi tiedoiksi katsotaan ne, joilla ei ole merkitystä työtehtävään liittyvien velvollisuuksien ja oikeuksien kannalta. Tässäkin tapauksessa työntekijällä on oikeus kysyä, mihin tietoa tarvitaan.
Työnantajan tulee säilyttää vähintään kymmenen vuoden ajan tiedot palveluksessaan olleiden työntekijöiden työsuhteiden kestoajasta sekä siitä, minkälaisia työtehtäviä työntekijät tekivät. Arkaluonteiset tiedot eli esimerkiksi terveydentilaa koskevat tiedot on kuitenkin poistettava sen jälkeen, kun käsittelylle ei ole laissa tarkoitettua perustetta. Tätä tarvetta on arvioitava vähintään viiden vuoden välein.
Tiedon lähteestä ei saa juoda luvatta
Pääsääntöisesti työntekijä antaa itseään koskevat tiedot työnantajalle itse. Hänen suostumuksellaan tietoja voi hankkia myös esimerkiksi entisiltä työnantajilta. Suullisesti entisiltä työnantajilta hankittu tieto ei ole henkilötieto, ellei sitä kirjata mihinkään. Tällainen tiedon kerääminen jää yksityisyyden tietosuojalain ulkopuolelle. Mikäli mahdollinen työnantajasi siis sinulta kysymättä esimerkiksi soittaa työhaastattelun jälkeen entiselle pomollesi ja keskustelee sinusta, hän ei tee mitään laitonta, ellei kirjaa näitä tietoja itselleen ylös työntekijää koskevaan dokumenttiin.
Samoin työnantajan on sallittua etsiä sinusta tietoa esimerkiksi internetistä, jos hän ei kerää, tallenna tai käytä näitä tietoja sinua työnhakijana tai työntekijänä koskevassa päätöksenteossa.
Toisinaan työpaikka edellyttää rikosrekisteriotteen esittämistä tai luottotietojen tarkistusta. Lain mukaan työnantajan on ilmoitettava työntekijälle etukäteen tätä koskevien tietojen hankkimisesta luotettavuuden selvittämistä varten.
Rikosrekisteriote luovutetaan ainoastaan asianosaiselle itselleen, eikä sen tilaajaksi voi valtuuttaa esimerkiksi työnantajaa.
Luottotietojen tarkistamiseen tarvitaan aina lainmukainen syy. Tietojen kyselystä jää aina luottotietorekisteriin tieto kyselijästä ja käyttötarkoituksesta. Henkilö, jota tiedot koskevat, voi siis halutessaan nähdä, kuka ja mitä tarkoitusta varten tietoja on kysynyt. Toisen henkilön luottotietojen tarkastaminen ilman lainmukaista perustetta on tilanteesta riippuen rikos tai rikkomus, josta voi joutua vastuuseen.
Tietosuojavaltuutettu antaa tarvittaessa neuvontaa henkilötietojen henkilötietolain mukaisesta käsittelystä.
Lähteet:
laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)