Etätyössä tarvitaan rutiineja ja pelisääntöjä – Lue asiantuntijan vinkit!

Etätyö yleistyy hurjaa vauhtia, mutta vapaus tuo mukanaan haasteita. Trainee.fi jututti työyhteisöjen kehittämiseen erikoistunutta Ulla Vilkmania, joka antoi vinkkejä etätyössä onnistumiseen.

Parhaimmillaan etätyö on sekä työntekijän että työnantajan etu. Työntekijälle se luo mahdollisuuden työskennellä rauhallisemmassa ympäristössä, sovittaa työtä muuhun elämään ja säästää aikaa työmatkailussa. Etäjohtamisesta kirjan kirjoittaneen Ulla Vilkmanin mukaan työnantaja hyötyy siitä, että etänä työskentelevä on usein motivoituneempi, tyytyväisempi ja saa työssään enemmän aikaan.

“Tärkeintä on, että luottamus on kunnossa, asioista pystytään keskustelemaan avoimesti ja kummallakin on sama intressi: asiat sujuvat ja työt tulevat tehdyksi”, Vilkman painottaa.

Etätyö ei ole enää harvojen ja valittujen etuoikeus, vaan se on vakiinnuttanut paikkansa osana nykyaikaista työelämää. Työolobarometrin mukaan kolmannes suomalaisista palkansaajista on tehnyt etätöitä viimeisen vuoden aikana.

Luo rutiineja ja pidä niistä kinni

Perinteistä toimistopäivää aloittava virittää aivot työasentoon työmatkan aikana tai viimeistään omalle työpisteelle istahtaessaan. Myös etätöissä on hyvä luoda rutiini, joka auttaa pääsemään työmoodiin. Tähän sopii hyvin esimerkiksi matka mukavaan kahvilaan tai aamulenkki ennen oman työpöydän ääreen asettautumista. Ennen töiden alkua kannattaa kerrata läpi ne tavoitteet, joista haluaa päivän aikana suoriutua.

Jos viettää täyden työpäivän kotona arkiympäristössä, on tauoilla erityisen suuri merkitys jaksamiseen. Taukojen aikana onkin suositeltavaa poistua koneen äärestä, ja käväistä vaikka haukkaamassa raitista ilmaa.

“Ei ole hyvä, jos työpäivä koostuu pelkästään paljon ajattelua ja suunnittelua vaativista töistä. Yksi tapa rytmittää tekemistä on ottaa väliin kevyempiä tehtäviä, kuten sähköposteihin vastaamista tai puheluita”, Vilkman neuvoo.

Pidä yhteyttä työkavereihin ja esimieheen

Etätyössä yhteydenpito esimieheen ja tiimikavereihin voi muodostua kompastuskiveksi, jos viestinnälle ei ole sovittu pelisääntöjä. Aivan kuten toimistoympäristössä, myös etänä työskennellessä kannattaa olla aktiivisesti yhteydessä työkavereihin ja esimieheen. Näin pääset osaksi yhteisöä, pidät tiimiä kärryillä omasta tekemisestä ja opit myös toisten työpäivästä.

“Pikaviestimissä keskustelu saa olla epämuodollisempaa. Sitä voi verrata toimistolla käytävään keskusteluun: toivotellaan hyvät huomenet, kysytään apua pulmiin ja saatetaan välillä keskustella myös työhön liittymättömistä asioista.”

Paras työympäristö määrittyy luonteen ja työtehtävän perusteella

Romanttisissa mielikuvissa etätyö on loikoilua mökkilaiturilla läppäri sylissä, mutta todellisuudessa excel-taulukoista saa tuskin selvää auringon porottaessa näyttöön. Työympäristön valinnassa on hyvä muistaa, ettei ole olemassa universaalia oikeaa tai väärää ympäristöä. Toiset keskittyvät paremmin tyhjän asunnon autuaassa hiljaisuudessa, toiset puheensorinan täyttämässä kahvilassa. Myös työtehtävien laatu vaikuttaa ympäristön valintaan.

“Erilaisia paikkoja kannattaa kokeilla fiiliksen mukaan. Välillä voi istua keittiön pöydän ääressä ja välillä työpöydän ääressä. Jos taas pitää tehdä ajattelua tai ideointia, voisi sohva toimia siinä paremmin. Vaihtelevuus on hyödyllistä myös ergonomian kannalta”, Vilkman kertoo.

Muodostakaa pelisäännöt etätyöhön tiimin kesken

Etätöiden pelisäännöistä on hyvä sopia esimiehen ja tiimin kanssa, jotta kaikki ovat samalla viivalla odotusten suhteen. Minkälaiset työtehtävät olisi järkevintä hoitaa etänä? Entä kuinka nopeasti etätyöntekijän tulee reagoida viesteihin?

“Keskusteluun tulisi osallistua mielellään koko työporukka, eikä vain yksittäinen työntekijä ja esimies. Tärkeintä on ylipäänsä kysyä, mitkä ovat ne asiat, joista meidän tulisi sopia parantaaksemme yhteistyötä?”, Vilkman vinkkaa.

 

Teksti: Väinö Vasara

Kuva: 123rf.com/Wavebreak Media Ltd